Protection des archives et Registre d’Etat Civil

Accès direct à l’armoire ignifuge Registre d’Etat Civil
Accès direct à l’armoire anti-feu Archives

Un document devient pièce d’archives dès sa création.

Définition d’une archive dans le cas d’une administration Française (Mairie, Département, Région ect…)

Selon le Code du patrimoine, art. L 211-1, les archives sont l’ensemble des documents, quelle que soit leur date, leur forme et leur support matériel ; produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité  »

Les types d’archives :

- Les archives communales se composent de l’ensemble des documents produits ou reçus par les services et établissements municipaux depuis leurs origines.
- Les archives des syndicats ou groupements intercommunaux, auxquels adhère la commune, ainsi que les archives des établissements publics locaux ou associations para-communales (ex : les centres communaux d’action sociale), sont distinctes des archives de la commune, et doivent être classées à part.
- Les archives des écoles ne sont pas des archives communales : elles doivent être versées aux archives départementales

Ces archives sont classées en trois catégories :

1^er âge: ils sont dits archives courantes .
Ce sont les documents qui sont d’utilisation habituelle.

2^ème âge: ils sont dits archives intermédiaires.
Ce sont les documents qui n’étant plus d’utilisation habituelle pour les services qui les ont produits ou reçus, doivent cependant être conservés à titre de référence, de documentation, ou pour des raisons administratives et réglementaires.

3^ème âge: ils sont dits archives définitives (ou archives historiques).
Ce sont les documents qui doivent être conservées sans limitation de durée en raison de leur intérêt historique ou administratif.

Les différentes formes d’archives :

- les documents papiers
- les documents figurés (cartes, plans, affiches) ;
- les photographies, y compris les négatifs, et les diapositives ;
- les documents sur support magnétique : bandes audio, vidéo, films, cédéroms ;
- les documents informatiques.

Les Obligations en manière d’archivage :

Selon le nouveau code pénal, articles 322.2, Le maire est responsable civilement envers sa commune de l’intégrité des archives communales et de leur bonne conservation, sans préjudice des sanctions pénales

Selon le Code du patrimoine, art. L 212-11 à 14, Les documents de l’état civil ayant plus de cent cinquante ans de date, les plans et registres cadastraux ayant cessé d’être en service depuis au moins trente ans et les autres documents d’archives ayant plus de cent ans de date, conservés dans les archives des communes de moins de deux mille habitants, sont obligatoirement déposés aux Archives du département, sauf dérogation accordée par le préfet sur la demande du maire et après avis du directeur des services d’Archives du département » .

- La lumière, solaire ou artificielle, dessèche et jaunit les papiers, fait pâlir les encres, phénomène aggravé par la mauvaise qualité des papiers et des encres utilisés à l’heure actuelle.

- La poussière favorise le développement de germes et de bactéries.

- L’humidité amène des moisissures, des champignons microscopiques couvrant le papier de plaques violacées ou verdâtres. Le papier devient mou et tombe en morceaux. Un papier moisi contamine les autres.

- La sécheresse rend les papiers et les reliures cassants.

- Certains insectes adorent le papier, surtout :

• les poissons d’argent (lépismes) qui creusent de minuscules galeries sinueuses,

• les vrillettes qui font de petits trous circulaires,

• les termites qui forment de larges cavités.

On décèle la présence d’insectes lorsque l’on trouve des larves ou des oeufs, de petits tas de poussières noirâtres (excréments, sciures), ou des matières collantes entre les feuillets.

- Les rongeurs déchiquettent les papiers et les cuirs.

- L’homme enfin peut, mû par la passion des vieux papiers, ne pas résister à la tentation de se servir, surtout lorsqu’il est livré à lui-même dans une salle de mairie.
Il peut aussi oublier de rendre des documents prêtés obligeamment par un maire trop confiant.

Quels sont les moyens de protection pour les registres d’Etat Civil ?

La recommandation du ministère : Si la commune en a la possibilité et les moyens, elle doit conserver les archives dans un local spécialement réservé à cet usage, équipé de rayonnages métalliques (plus résistant au feu que les rayonnages en bois), et fermant à clé. En résumé, c’est s’équiper d’une armoire ignifuge ou d’une armoire anti feu.

C’est pourquoi Fichet-Bauche a développé une gamme d’armoire ignifuge afin de répondre aux problématiques des archivistes au sein des mairies et des communes. Toutes nos armoires anti-feu sont aux normes S120 P qui assure une protection des documents papiers de 120 minutes.

Retrouvez l’armoire ignifuge pour protéger ces Registres d’Etat Civil.